DPRD Pariaman

Loading

SOP

Standard Operating Procedure (SOP) Pengelolaan Administrasi Rapat DPRD Pariaman

1. Tujuan: SOP ini bertujuan untuk memberikan panduan dalam pengelolaan administrasi rapat DPRD Pariaman, mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan rapat, untuk memastikan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam kegiatan tersebut.

2. Ruang Lingkup: SOP ini berlaku untuk seluruh kegiatan administrasi yang berhubungan dengan rapat DPRD, termasuk rapat paripurna, rapat komisi, dan rapat-rapat kerja lainnya yang dilaksanakan oleh DPRD Pariaman.

3. Definisi:

  • Rapat DPRD: Kegiatan pertemuan antara anggota DPRD dengan pemerintah daerah atau pihak terkait untuk membahas dan memutuskan kebijakan dan program pembangunan.
  • Sekretariat DPRD: Unit yang bertanggung jawab dalam menyediakan layanan administratif dan teknis untuk mendukung pelaksanaan rapat DPRD.

4. Prosedur:

4.1. Persiapan Rapat:

  1. Penyusunan Agenda: Sekretariat DPRD menyusun agenda rapat berdasarkan permintaan anggota DPRD atau hasil rapat sebelumnya.
  2. Pemberitahuan Jadwal Rapat: Sekretariat mengirimkan pemberitahuan jadwal rapat kepada seluruh anggota DPRD dan pihak terkait, minimal 3 hari sebelum rapat dilaksanakan.
  3. Penyusunan Materi Rapat: Materi rapat yang akan dibahas harus disiapkan oleh pihak terkait, seperti komisi atau badan legislatif. Materi tersebut harus diserahkan kepada sekretariat paling lambat 2 hari sebelum rapat.
  4. Pengaturan Tempat dan Perlengkapan: Sekretariat memastikan tempat rapat sudah siap, termasuk fasilitas yang dibutuhkan seperti mikrofon, proyektor, dan dokumen rapat.

4.2. Pelaksanaan Rapat:

  1. Pembukaan Rapat: Rapat dibuka oleh pimpinan rapat yang biasanya adalah Ketua DPRD. Agenda rapat dibacakan untuk disetujui.
  2. Penyampaian Materi Rapat: Pihak yang menyusun materi rapat akan menyampaikan informasi atau laporan terkait. Anggota DPRD dapat mengajukan pertanyaan atau tanggapan.
  3. Diskusi dan Pengambilan Keputusan: Rapat dilanjutkan dengan diskusi dan setelah itu diakhiri dengan pengambilan keputusan melalui mekanisme pemungutan suara atau konsensus.
  4. Dokumentasi Hasil Rapat: Setiap keputusan yang diambil dalam rapat dicatat dalam berita acara rapat yang harus disahkan oleh peserta rapat dan pimpinan.

4.3. Pasca Rapat:

  1. Penyusunan Laporan Rapat: Sekretariat DPRD menyusun laporan hasil rapat, yang mencakup materi yang dibahas, keputusan yang diambil, serta tindakan selanjutnya.
  2. Distribusi Laporan: Laporan hasil rapat disebarkan kepada semua anggota DPRD, pemerintah daerah, dan pihak terkait sesuai dengan kebutuhan.
  3. Arsip: Semua dokumen dan laporan hasil rapat harus diarsipkan oleh sekretariat DPRD untuk kepentingan administrasi dan pengawasan di masa mendatang.

5. Tanggung Jawab:

  • Sekretariat DPRD: Bertanggung jawab atas persiapan, pelaksanaan, dan dokumentasi rapat.
  • Pimpinan DPRD: Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya rapat dan pengambilan keputusan.
  • Anggota DPRD: Berperan aktif dalam rapat dengan menyampaikan pendapat, usulan, dan mengambil keputusan.

6. Pengawasan dan Evaluasi: Setiap proses rapat akan dievaluasi oleh Sekretariat DPRD untuk memastikan bahwa prosedur dijalankan dengan benar. Evaluasi dilakukan setiap akhir bulan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan rapat dan administrasi DPRD.

Dengan mengikuti SOP ini, diharapkan pelaksanaan rapat DPRD Pariaman dapat berjalan dengan tertib, transparan, dan akuntabel.